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看今朝:Excel数据表格的分分合合  

2008-12-10 15:08:23|  分类: Excel知识转载 |  标签: |举报 |字号 订阅

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《三国演义》开宗明义的第一句话就是天下大势,分久必合,合久必分,这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为office中人,经常需要处理一些分分合合的数据,若没有几下高招,有人恐怕一个回合就要缴械投降。

  一、数据的拆分与提取

  学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理,他在记录客户的通讯地址和邮政编码时,将它们放在了一个单元格中(如图1),到了年底想利用word中的邮件合并功能给每位客户发送贺卡邮件时,看着三四千条客户信息,才发现这样的记录方式有问题,赶紧发邮件向我求助。幸运的是,这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格,所以可以在10秒钟之内轻松搞定。



  1)数据拆分操作

  由于数据量较大,所以要先通过列号将整列全部选中。进入数据分列命令,选择默认的分隔符号选项,单击下一步按钮。然后将中间空格的选项选中,会在下方看到分列的预览。再进入下一步(见图2),单击完成按钮,好了,大功告成。



  如果中间没空格,前面的客户地址信息文本长度又不一致呢?也不难,15秒即可完成。无法使用分列命令,就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种:“LEFT”“RIGHT”“MID”,可以分别从中间提取单元格中的文本字符。本例中,分别使用“LEFT”“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。

  2)文本提取函数的操作

  先来看看右侧邮政编码数据的提取。将光标定在B2单元格中,输入公式“=RIGHTA26,回车后,就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符,也就是邮政编码数据信息,最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息(见图3)。

  

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